Uma URA de atendimento pode ser a solução perfeita para melhorar a comunicação e garantir mais eficiência no atendimento ao público. Existem diversos desafios na hora de prestar um atendimento adequado e é essencial apostar em tecnologias úteis.
Muito mais do que um serviço automatizado, a URA de atendimento pode ser usada de forma estratégica e proporcionar vantagens que irão impactar nos resultados da empresa. Se você quiser saber mais sobre isso, continue a leitura!
O que é uma URA de atendimento?
Quantas vezes você precisou ligar para uma empresa e se deparou com uma mensagem automática informando números para direcionar o atendimento? Essa funcionalidade é chamada URA de atendimento e pode ser aplicada no seu negócio.
Sigla para Unidade de Resposta Audível, a funcionalidade é uma ferramenta de uma telefonia IP e pode tanto resolver as situações por si só ou redirecionar para o atendimento adequado de acordo com a necessidade, por exemplo:
- setor: comercial, marketing, financeiro;
- fila: indica quantas pessoa na fila de espera para atendimento;
- pessoa: falar diretamente com um atendente.
Ao realizar a ligação, o cliente escuta as opções e a URA de atendimento encaminha para a pessoa ou setor escolhido. Para um funcionamento eficiente, é importante que a URA de atendimento seja configurada de forma adequada às necessidades da empresa e do público, afinal, o objetivo é facilitar e agilizar os serviços.
Vantagens de uma URA de atendimento
Quem deseja automatizar e oferecer um atendimento de qualidade ao público obtém diversas vantagens ao investir em uma telefonia IP com o serviço de URA de atendimento. Confira a seguir as principais vantagens em optar por usar essa solução.
Redução do tempo de espera
Com a quantidade de ligações recebidas e atendimentos necessários, a equipe pode ficar sobrecarregada ou ter dificuldade para responder em tempo hábil. Ou seja, gera impaciência e insatisfação ao cliente.
Com uma URA de atendimento, o tempo de espera é menor, porque o público já opta por aquela opção que melhor atende sua necessidade e a distribuição das chamadas é feita de forma inteligente. Portanto, a ligação é direcionada para quem está disponível e de acordo com a demanda.
Atendimento automático e ágil
Automatizar processos na empresa é sempre uma facilidade, afinal, permite que os colaboradores foquem em atividades diferentes daquelas rotineiras e repetitivas. Além disso, evita erros e falhas que podem acontecer no dia a dia.
É válido ressaltar que a URA de atendimento deve sempre considerar quem é o público e quais as suas necessidades. Antecipar os problemas e identificar ações mais rápidas para solucioná-los tende a gerar uma boa experiência para o cliente.
Possibilidade de funcionamento 24h por dia
Ainda que os atendentes não estejam disponíveis, a URA de atendimento pode ser configurada para solucionar questões simples por si só e possibilitar que o cliente resolva em qualquer horário. Alguns exemplos são o cancelamento do serviço ou o envio de segunda via de boletos.
Personalização do atendimento
Além de oferecer as opções de atendimento, também é possível personalizar as mensagens e tornar a comunicação simples, direta e adequada ao público-alvo. É possível identificar quem está ligando, através do CPF, por exemplo, e obter os dados necessários para atendimento.
Caso deseje divulgar uma promoção ou tenha um aviso específico para dar, a URA de atendimento também pode ser configurada com uma mensagem. Por exemplo, caso a empresa esteja com uma falha geral no sistema que está sendo resolvido, a ligação pode informar o prazo de solução ao invés de direcionar o cliente para um atendimento e sobrecarregar a equipe.
Direcionamento para matriz, filiais ou unidades
Outra possibilidade da URA de atendimento é centralizar a comunicação de outras filiais. Assim, caso a sua empresa tenha mais de um escritório ou precise readequar as ligações de acordo com a necessidade do cliente, isso pode ser feito sem ele precisar ligar para números diferentes.
Eficiência no atendimento
Um dos objetivos principais da URA de atendimento é aumentar a eficiência e a qualidade do serviço ao automatizar o processo. Porém, é imprescindível que se evite os erros básicos que podem transformar o atendimento em uma experiência ruim. Por exemplo, para aumentar a eficiência é importante colocar ao final das opções uma forma de ouvi-las novamente, caso necessário.
URA de atendimento: melhorando a experiência do cliente
Como vimos, a URA de atendimento oferece diversas vantagens e pode ser uma grande aliada para empresas dos mais diversos setores, já que melhora a experiência do cliente e torna o atendimento mais ágil e eficiente. Se você quiser se manter informado sobre mais soluções que podem otimizar o dia a dia de sua empresa, continue acompanhando os posts do nosso blog.
