Muitas empresas, por mais que tentem, não conseguem reduzir custos com comunicação empresarial, e também não identificam o motivo desses gastos exagerados. O ambiente, a cultura empresarial e a tecnologia utilizada muitas vezes podem limitar a redução de custos na utilização da comunicação empresarial.
Fatores que impedem uma empresa de reduzir custos com comunicação empresarial
Planos mal dimensionados
A utilização de planos mal dimensionados eleva o custo da operação de diversos setores da empresa, principalmente dos que possuem um fluxo de ligações alto e constante. De nada adianta tentar reduzir os custos com comunicação empresarial se a real causa dos altos valores estiver relacionada ao plano contratado junto à operadora, que está inadequado ao perfil da empresa. Ao definir um plano junto a uma operadora, deve-se levar em conta os seguintes pontos:
- Média mensal de ligações realizadas;
- Quantidade de minutos utilizada mensalmente;
- Com quais regiões a empresa mais se comunica;
- Destino das ligações: fixo ou móvel?
Ambiente sem definição de controles
É basicamente impossível reduzir custos com comunicação empresarial em um ambiente sem controle de permissões para a utilização da telefonia. Ter controles ajustados com a função de cada usuário torna possível que o uso dos recursos esteja melhor alinhado às necessidades diárias de cada profissional. Por exemplo, controles definidos por tipo de atividades ou perfil de usuários fazem com que o uso da telefonia seja compatível ao objetivo e à função de cada pessoa dentro da empresa.
Solução tecnologicamente desatualizada
A utilização de soluções tecnologicamente desatualizadas limitam o uso de funções que podem agregar novas funcionalidades ao ambiente de comunicação. Essas aplicações possibilitariam reduzir custos com comunicação empresarial por agilizar processos e tornar a comunicação mais dinâmica.
Unidades sem integração
A integração da comunicação entre unidades é um fator hoje muito utilizado em grandes empresas. Essa ação zera o custo da comunicação entre matriz e unidades remotas e, conforme a plataforma de comunicação utilizada, a escalabilidade da rede pode ter um baixo custo envolvido, não sendo necessária a compra de licenças para novos ramais ou canais de gravação. Conheça alguns cases acessando nossa página Cases Canal Telecom.
Ausência de mobilidade
É difícil reduzir custos com comunicação empresarial se a solução de telefonia não puder ir até onde o usuário precisar utilizá-la. Isso causará um custo desnecessário quando for preciso utilizar a solução em um ambiente externo. A comunicação IP tem como um de seus principais diferenciais a mobilidade que ela disponibiliza aos usuários. Este diferencial possibilita que usuários externos, fora do ambiente da empresa também utilizem os recursos da central IP.
Proatividade
A impossibilidade de realizar ações proativas sobre o ambiente de comunicação é um fator que limita o controle do gestor sobre problemas de consumo. Visualizar o custo do uso dos recursos da telefonia apenas no final do mês, quando a fatura da operadora chega, é uma limitação que atrasa tomadas de decisões e gera gastos que poderiam ser controlados.
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