O uso de ferramentas de comunicação para trabalho Home Office permitem que todos estejam disponíveis para realizar suas funções normalmente mesmo estando fora da empresa.
É natural que para muitos a mudança do escritório para um ambiente doméstico seja um novo cotidiano. O que muitos colaboradores das empresas que passam a adotar o Home Office terão que descobrir, é como permanecer produtivos e focados nas tarefas em um ambiente que já é conhecido como local de descanso. Mas existem formas de conseguir resultados e evitar a procrastinação, desde a criação de um espaço correto para o trabalho até ferramentas para conversas com a equipe.
Adote uma Política de Boa Comunicação
Com a necessidade de se adotar o Home Office, um dos principais requisitos é a clara comunicação. A adoção de videoconferências diárias para começar e encerrar o dia é algo que pode ajudar no comprometimento. Com a presença física, a comunicação é fácil e sem barreiras. Mas com o trabalho remoto essa ligação já não é tão direta. Com ferramentas de videoconferência como a fornecida através da Plataforma IP da Canal, as reuniões podem ser realizadas a qualquer horário e com o número de colaboradores que for necessário.
Faça em Casa como Faria no Escritório
Uma das dicas mais atemporais é de que utilize os mesmos padrões de quando está indo trabalhar no escritório. Não é porque você se veste com pijamas para relaxar que você vai trabalhar desta forma em casa.
Procure um espaço que possa personalizar como se estivesse realmente no escritório, um local exclusivo para o trabalho. Evitar que a produtividade seja baixa ou que a todo momento ocorra algo que tire temporariamente a concentração é muito comum quando não se está habituado ao trabalho remoto.
Então, ao invés de ficar em casa com o notebook no sofá, procure fazer diferente. A solução pode ser muito simples como mover uma mesa para um local longe de distrações, sentar em uma cadeira com a postura ereta como seria feito no escritório, não esquecendo das necessidades ergonômicas.
Ferramentas de Comunicação
Além da Videoconferência, a adoção de outras ferramentas de comunicação são fundamentais para que o trabalho possa ser realizado remotamente com a mesma produtividade e segurança que há no escritório. Por questões de segurança, todo o acesso às aplicações da empresa deverá ser feito através de VPN. VPN é uma conexão segura, que garante o sigilo dos dados que estão sendo transmitidos.
Um recurso que é largamente utilizado em Home Office é o ramal remoto. A Plataforma PABX IP da Canal já possui isso nativo, através do ramal IP. O ramal pode estar em um telefone IP, em um softphone no computador e também através de um aplicativo no smartphone. O colaborador poderá receber e originar ligações como se estivesse no escritório. Tudo isso mantendo as mesmas funcionalidades, como atendimento em filas, gravações de chamadas e conferência. Além disto, as ligações entre ramais tem custo zero.
Uma das preocupações com o Home Office é a produtividade e a gestão remota da equipe. Para garantir o controle operacional, os gerentes supervisores precisam contar com métricas e dados em tempo real do andamento das atividades de suas equipes.
Para o acompanhamento das ligações, algumas ferramentas como Painel e visualização em tempo real do Callcenter apresentam dados que irão auxiliar na gestão. Status do ramal, duração das ligações, quantidade de clientes em fila e pausa dos agentes são alguns dos dados disponíveis, que poderão ser visualizados no decorrer da operação.
Mesmo a distância, o sistema permite o monitoramento das ligações, fornecendo aos gestores a possibilidade de ouvir as ligações em tempo real, orientando e auxiliando os atendentes.
A medição de produtividade se dará por meios relatórios gerenciais e de filas. Alguns recursos de relatório como medição de carga diária e filtros reunirão todas as ligações originadas de um ramal ou equipe, apresentando o número de ligações efetuadas, horário, quantidade, destino, além da gravação da ligação, que ficará registrada para consulta.
A ferramenta de Callcenter irá apresentar as métricas de ligações recebidas, que interferem diretamente no atendimento, como por exemplo quantidade de ligações atendidas, abandonadas, transferências, espera média, tempo médio de conversação e SLA.
Mantenha a Comunicação o Tempo Todo
Se manter em comunicação com a equipe é imprescindível durante o período de Home Office. Com o chat que a Plataforma IP da canal oferece é possível que a comunicação entre todos os colabores e gestores da empresa aconteça em tempo real. Observando que um dos fatores mais difíceis do trabalho remoto, principalmente para aqueles que já estão ambientados com o escritório é o sentimento de isolamento que pode acontecer, isso faz que a comunicação entre os envolvidos com a empresa seja ainda mais necessária.
Para saber qual a melhor solução de comunicação para Home Office, nos descreva seu ambiente e definiremos quais das nossas ferramentas da Plataforma de Comunicação IP podem atendê-los.
